Vanaf 1 januari 2026 (en dat is dichterbij dan je denkt!) verandert er heel wat op vlak van facturatie in België. Alle ondernemingen die btw-plichtig zijn en facturen uitwisselen met andere btw-plichtige ondernemingen, zullen verplicht elektronische facturen moeten gebruiken die via het Peppol-netwerk worden doorgestuurd.
Een factuur als pdf per e-mail sturen, of via de post, of klanten laten downloaden via een online platform, zal dan niet langer volstaan. Alleen facturen in een gestructureerd digitaal formaat die via Peppol worden uitgewisseld, voldoen nog aan de wettelijke vereisten.
Wat houdt Peppol in?
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een beveiligd Europees netwerk dat bedrijven en overheden toelaat om elektronische facturen rechtstreeks met elkaar uit te wisselen. De facturen worden opgesteld in een uniform formaat (UBL/Peppol BIS) zodat ze door de software van de ontvanger automatisch kunnen worden ingelezen en verwerkt.
Dit brengt o.a. volgende voordelen met zich mee:
- een snellere en efficiëntere facturatiestroom;
- minder manueel werk en dus minder kans op fouten;
- meer zekerheid dat de factuur veilig en correct aankomt.
Voor wie geldt de verplichting?
De verplichting geldt enkel voor transacties waarbij:
- de verzender een Belgische btw-plichtige onderneming is;
- de ontvanger ook een Belgische btw-plichtige onderneming is;
- de levering of dienst in België plaatsvindt.
Voor facturen aan de overheid (B2G) bestaat deze verplichting al sinds maart 2024 en voor verkoop aan particulieren of internationale klanten blijft er voorlopig nog meer vrijheid. Toch is het belangrijk dat ook ondernemingen die hoofdzakelijk met particulieren werken zich voorbereiden: zij zullen immers zelf facturen van leveranciers via Peppol moeten kunnen ontvangen en worden op die manier dus ook gedwongen om zich nu al te registreren bij een Peppol access point. De kans is ook meer dan reëel dat ook niet-btw plichtige ondernemers binnenkort aan dezelfde verplichtingen gaan worden onderworpen.
Sancties bij niet-naleving
Ondernemingen die tegen 2026 hun systemen niet hebben aangepast, riskeren administratieve geldboetes. De bedragen zijn als volgt samengesteld:
- € 1.500 bij de eerste vaststelling;
- € 3.000 bij een tweede inbreuk;
- € 5.000 vanaf een derde overtreding.
Er wordt geen waarschuwing vooraf gestuurd: bedrijven moeten dus zelf zorgen dat ze op tijd klaar zijn hiermee. Of die boeten werkelijk onmiddellijk zullen worden aangerekend? Wie zal het zeggen, met de fiscus weet je nooit, maar we adviseren alvast om tijdig te starten met je voorbereidingen en dit risico niet te lopen.
Gevolgen voor btw-aftrek
Een correcte factuur blijft de basisvoorwaarde om btw te mogen aftrekken. Als je leveranciers na 2026 toch nog een papieren of pdf-factuur bezorgen, bestaat het risico dat de fiscus deze niet langer als geldig document aanvaardt. Ook daarom is het belangrijk dat iedereen de overstap maakt.
Praktische oplossingen
2026 is dichterbij dan je denkt, en het aanpassen van systemen en processen vraagt tijd. Daarom is het verstandig nu al actie te ondernemen. Wacht hiermee a.u.b. niet tot in december.
Om dit vlot te regelen bestaan er gelukkig al gebruiksvriendelijke tools die volledig Peppol-proof zijn. Wij werken als accountantskantoor zeer vaak met Billit of Billtobox. Deze toepassingen zorgen ervoor dat facturen automatisch in het juiste formaat worden aangemaakt, via Peppol worden verzonden en naadloos in de boekhouding terechtkomen.
Zo ben je niet alleen wettelijk in orde, maar win je ook veel tijd en vermijd je fouten in de verwerking. Let wel: Het is niet omdat je op vandaag al werkt met Billit of Billtobox dat je al volledig safe bent! Je dient binnen het platform Peppol effectief nog te activeren. Wie hierover twijfels heeft, neem gerust contact op met je dossierbeheerder.
Tot slot
De overgang naar verplichte e-facturatie via Peppol is een belangrijke stap in de digitalisering van het Belgische bedrijfsleven. Vanaf 1 januari 2026 is dit de enige geldige manier om B2B-facturen uit te wisselen. Pdf’s, papieren facturen of platform-downloads behoren dan definitief tot de verleden tijd.
Wil je zeker zijn dat je onderneming tijdig klaarstaat en dat je facturatieproces efficiënt blijft lopen? Neem contact met ons op, wij helpen je graag hierbij. Laat je ook niet ontmoedigen als je bv. al jaren je facturen uitschrijft op papier en je die digitale overgang niet meer ziet zitten. Wij begeleiden je door het ganse proces en nemen de administratieve rompslomp die erbij komt kijken samen met je door.
